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Agenda

Agenda

A página Agenda é a ferramenta central de organização de compromissos e automação de notificações do sistema sistema. Através dela, é possível realizar o agendamento de consultas, visualizar o cronograma em formato de calendário e configurar réguas de lembretes automáticos via WhatsApp para reduzir o absenteísmo.

Principais funções

• Gestão de Consultas: Registro detalhado de compromissos com clientes.
• Visualização em Calendário: Painel mensal para controle visual de datas.
• Lembretes Automáticos: Configuração de disparos de mensagens com antecedência programada.
• Integração com Contatos: Vinculação direta com a base de dados do sistema.

Caso de uso

Uma clínica de estética utiliza a Agenda para marcar procedimentos. Ao criar uma "Nova Consulta" para uma cliente na próxima terça-feira, o sistema identifica a regra de lembrete configurada para "24 horas antes" e envia automaticamente uma mensagem pelo Canal WhatsApp selecionado, confirmando o horário e diminuindo as faltas não justificadas.

Como acessar a página

No menu lateral, clique no Menu Gestão e selecione a aba Agenda.

Você verá a seguinte tela:

A página é dividida em três sub-abas principais: Consultas, Calendário e Lembretes.

Explicação dos campos e ícones (Aba Consultas)

• Botão + Nova Consulta: Abre o formulário para criar um novo agendamento.
• Título: Nome identificador do compromisso.
• Contato: Nome do cliente vinculado à consulta.
• Data/Hora: Momento exato do início do compromisso.
• Status: Indica a situação atual (ex: Pendente, Confirmado, Cancelado).
• Ações (Ícones):
  • Lápis: Editar os dados da consulta.
  • Lixeira: Excluir o agendamento permanentemente.

Detalhamento das Funcionalidades

1. Criar uma Nova Consulta

Ao clicar em + Nova Consulta, o sistema exibe um formulário detalhado:

• Título (Obrigatório): Assunto da consulta.
• Descrição: Detalhamento adicional sobre o compromisso.
• Contato: Campo de busca para selecionar um Contato já cadastrado.
• Nome/Telefone do contato: Caso o contato não exista na base, estes campos permitem o preenchimento manual para o envio do lembrete.
• Data e Hora início/fim: Definição do período de duração.
• Status: Classificação da consulta.
• Observações internas: Notas que não são enviadas ao cliente, visíveis apenas para a equipe.

2. Visualização por Calendário

A aba Calendário oferece uma visão macro de todos os agendamentos do mês. É possível navegar entre os meses e clicar sobre um evento específico para ver seus detalhes.

3. Configuração de Lembretes Automáticos

Na aba Lembretes, o administrador define as regras de automação que serão aplicadas a todas as consultas.

• Nome: Identificação da regra (ex: Lembrete 24h antes).
• Horas antes do evento: Define com quanto tempo de antecedência o sistema deve realizar o disparo.
• Tipo de mensagem: Escolha entre "Mensagem de texto" (comum) ou "Template WABA" (para API Oficial).
• Mensagem: Campo para escrita do texto. Você pode usar variáveis dinâmicas como:
  • {{nome}}: Nome do cliente.
  • {{data}}: Data da consulta.
  • {{hora}}: Horário da consulta.
  • {{titulo}}: Assunto da consulta.
• Canal WhatsApp: Seleciona por qual Conexão a mensagem será enviada.

Funcionamento da Automação

O motor de automação do sistema realiza uma verificação a cada 15 minutos para identificar consultas que se enquadram nas regras de lembretes configuradas.

• Segurança: O sistema garante que cada lembrete específico (ex: regra de 24h) seja enviado apenas uma única vez por consulta, evitando duplicidade de mensagens para o cliente.
• Status Ativo: As regras de lembrete só funcionam se a chave "Ativo" estiver habilitada no cadastro da regra.